Mirja Rintala

Sähköpostikäytäntöjä

02.09. klo 09:37

Blogi Toimittajalta

Sähköpostin käyttö on lisääntynyt jo siinä määrin, että toimitukseen tulee erittäin vähän perinteistä kirjepostia.

Sähköinen posti on nopea ja kätevä, mutta myös valitettavan epäluotettava.

Jos henkilökohtaiseen sähköpostiin tulee päivän aikana noin sata viestiä, vastaatko niihin kaikkiin? No, et tietenkään.

Ensimmäiseksi seulot listalta pois kaikki turhanpäiväiset markkinointikirjeet. Seuraavaksi merkkaat huutomerkeillä ne postit, joihin on pakko vastata. Loppuihin vastaat, jos muistat tai haluat.

Itse olen ottanut sellaisen käytännön, että kaikille, joille vähänkin voin vastata, vastaan. Lyhyin vastaus on EI KIITOS, ja sen kirjoittaminen vie vain muutaman sekunnin. Jos ei-vastaus vaatii perusteluja, muutama sekunti ei enää riitä.

Valitettavan usein osa sähköpostista siirtyy suoraan roskapostiin. Tämä tuntuukin olevan monelle sähköpostin käyttäjälle hyvä tekosyy jättää vastaamatta viesteihin.

Sähköiseen postiin liittyy sellainen epämiellyttävä piirre, että toisinaan se ei mene/tule perille. Viestit eivät siis kulje sataprosenttisen varmasti. Jollekin viestin lähettäjälle se on väärä selitys. Jos oma posti ilmoittaa, että viesti on lähtenyt, on vaikeaa uskoa, ettei se ole mennyt perille. Näin kuitenkin saattaa käydä.

Jos saatu viesti ei ole mieleinen, siihenkin on syytä vastata. Kohtelias "Ei kiitos tällä kertaa" on myös hyvä vastaus. Epäkohteliasta on jättää viesti kokonaan huomiotta.

Kiire on aina kehno selitys.

Mirja Rintala

mirja.rintala@oululehti.fi